Bezpieczeństwo dokumentów – jak o nie dbamy?

Dobrze wiemy, że bezpieczeństwo dokumentów to obecnie priorytet dla każdej firmy. Na co dzień pracujemy na wielu danych, które zobowiązani jesteśmy chronić. Pojawienie się przepisów RODO wzbudziło jeszcze większe wyczulenie na właściwe gospodarowanie powierzanymi plikami.

W obliczu tak dużego nacisku na bezpieczeństwo danych podchodzimy do dokumentów z dużą ostrożnością i dwukrotnie zastanawiamy się czy aby na pewno bezpiecznie je przechowujemy, czy możemy przesłać je w taki sposób bądź jak przetwarzać je cyfrowo, aby postępować zgodnie z przepisami.  Nie próżnujemy szukając dla Państwa rozwiązań i sposobów na wygodną i bezpieczną pracę z dokumentacją. Urządzenia i oprogramowanie Canon wychodząc naprzeciw tym potrzebom proponuje rozwiązania, które podnoszą bezpieczeństwo drukowanych i skanowanych dokumentów.

Bezpieczeństwo dokumentów – zabezpieczenie urządzeń

• Wydruk poufny polega na drukowaniu dokumentów dopiero po podejściu do urządzenia.  Wysyłamy polecenie wydruku z komputera, ale dopóki nie podejdziemy do drukarki bądź kserokopiarki i się na niej nie zalogujemy – maszyna nie zacznie drukować. Unikamy dzięki temu sytuacji w której wydrukowane dokumenty leżą na urządzeniu i zanim osobiście je odbierzemy, mają do nich dostęp wszystkie przechodzące osoby.W przypadku korzystania z UniFlow korzystać możemy także w wydruku podążającego – dokument wysłany z komputera czeka na serwerze do naszego zalogowania się na dowolnym urządzeniu podpiętym do serwera.

• Logowanie się na urządzeniu:
  Dostępnych jest kilka sposobów logowania się na urządzeniu in. przy pomocy karty, kodu czy hasła. Dopiero po zalogowaniu się użytkownika urządzenie zaczyna drukować nasze dokumenty. Żadne wykonane na drukarce czy kserokopiarce działanie nie jest anonimowe. Dzięki logowaniu się użytkowników wiemy dokładnie kto kopiował, skanował czy drukował.

• Nadawanie użytkownikom uprawnień :
  Systemy ULM czy UniFlow Software umożliwiają nadawanie użytkownikom uprawnień. Możemy wówczas odgórnie decydować, kto ma dostęp do wszystkich funkcjonalności urządzeń a kto korzysta z nich w ograniczonym zakresie.

Jakie jeszcze można podjąć działania aby zabezpieczyć wydruk?

• Przeszukiwanie skanowanych treści pozwala na wykrywanie słów kluczowych jak np “tajne” bądź “poufne”. W przypadku zeskanowania dokumentu z takim hasłem przez osobę do tego nie uprawnioną działanie to zostaje zahamowane a do przełożonego trafia komunikat o podjęciu takiej próby. Funkcja ta znacząco podnosi bezpieczeństwo dokumentów, na których ochronie szczególnie nam zależy.

• Szyfrowanie komunikacji – oprócz podnoszącej bezpieczeństwo funkcjonalności urządzeń, Canon zadbał o to aby praca na urządzeniach drukujących i skanujących była bezpieczna już na poziomie komunikacji w sieci poprzez szyfrowanie przesyłanych informacji.

• Pozostałe zabezpieczenia – szereg zabezpieczeń sprawdzających wszystkie sekwencje systemowe w czasie uruchamiania urządzenia. Zanim urządzenie pozwoli nam na wykonywanie jakichś działań weryfikuje bezpieczeństwo systemu na kilku etapach. W przypadku pojawienia się jakiegokolwiek zagrożenia, drukarka bądź kserokopiarka po prostu nie włączy się.

Brzmi ciekawie? Zapraszamy do kontaktu – chętnie porozmawiamy o Twoich potrzebach i pomożemy Ci wdrożyć nowe zabezpieczenia!