Współczesne drukarki Canon, szczególnie z serii imageRUNNER ADVANCE DX, stały się integralną częścią cyfrowych systemów zarządzania dokumentami. Wbudowane funkcje skanowania do chmury umożliwiają bezpośrednią integrację z usługami takimi jak Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox czy SharePoint Online. Dzięki temu pracownicy nie muszą już korzystać z komputera pośredniczącego – proces digitalizacji odbywa się bezpośrednio na panelu urządzenia. Użytkownik loguje się na swoje konto, wybiera odpowiedni folder i przesyła dokument w kilka sekund.
Canon zapewnia kompatybilność ze środowiskiem Microsoft 365 oraz systemami Single Sign-On (SSO), co pozwala na pełną kontrolę dostępu i minimalizuje ryzyko naruszenia procedur bezpieczeństwa. Dodatkowo, skanowane dokumenty mogą być automatycznie klasyfikowane i nazywane według zdefiniowanych reguł, co znacznie przyspiesza ich dalsze przetwarzanie w środowisku chmurowym. Canon oferuje również skanowanie z funkcją OCR – rozpoznawania tekstu – co pozwala zamienić papierowy dokument w w pełni przeszukiwalny plik PDF lub edytowalny dokument Word.
Proces skanowania do chmury został zoptymalizowany pod kątem ergonomii i szybkości. Drukarki Canon posiadają zaawansowane podajniki DADF, które potrafią automatycznie wykrywać puste strony, obracać zeskanowane obrazy we właściwym kierunku oraz dzielić dokumenty na podstawie znaczników lub kodów QR. Tego typu automatyzacja znacznie skraca czas pracy zespołu administracyjnego i minimalizuje ryzyko błędów w cyfryzacji.
Warto podkreślić, że Canon wdraża te funkcje nie tylko w modelach klasy korporacyjnej, ale także w mniejszych urządzeniach biurowych. Dzięki temu nawet małe firmy mogą korzystać z nowoczesnych funkcji digitalizacji, które wcześniej były dostępne jedynie w środowiskach z dużymi budżetami IT.
Bezpieczna archiwizacja dokumentów – więcej niż tylko przechowywanie
Bezpieczna archiwizacja danych to dziś nie tylko kwestia organizacji pracy, ale również obowiązek wynikający z przepisów RODO oraz norm dotyczących ochrony informacji niejawnych. Canon odpowiada na te wyzwania, integrując funkcje archiwizacji z systemami zarządzania dokumentami (DMS) i repozytoriami chmurowymi. Każdy dokument zeskanowany przez urządzenie Canon może zostać automatycznie zapisany w odpowiednim katalogu, opatrzony metadanymi i oznaczony pod kątem dalszego obiegu.
Współpraca z platformą uniFLOW pozwala administratorowi zdefiniować dokładne reguły dotyczące miejsca przechowywania, poziomu dostępu i sposobu przetwarzania zeskanowanych plików. Dokumenty mogą trafiać do zaszyfrowanych folderów na serwerze lokalnym lub do certyfikowanych przestrzeni chmurowych, zgodnych z normami ISO 27001 i SOC 2. To szczególnie istotne w przypadku danych wrażliwych, takich jak dokumenty kadrowe, faktury czy umowy handlowe, które muszą być chronione przed nieautoryzowanym dostępem i przypadkową utratą.
Canon oferuje także możliwość stosowania formatów archiwalnych takich jak PDF/A, które zostały opracowane z myślą o długoterminowym przechowywaniu dokumentów. Pliki zapisane w tym standardzie są niezależne od zewnętrznych źródeł i zapewniają pełną spójność danych nawet po wielu latach. Urządzenia Canon potrafią konwertować dokumenty do tego formatu już na poziomie skanera, eliminując konieczność dalszej obróbki plików.
W przypadku bardziej zaawansowanych potrzeb archiwizacyjnych, Canon wspiera integrację z dedykowanymi systemami e-archiwizacji. Oznacza to, że skanowany dokument może być automatycznie oznaczony numerem wersji, przypisany do workflowu i zabezpieczony wielopoziomowym szyfrowaniem – wszystko bez udziału użytkownika końcowego. Tego typu automatyzacja nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także zapewnia zgodność z politykami IT.
uniFLOW Online – centralne zarządzanie procesami
Serce nowoczesnych funkcji Canon stanowi platforma uniFLOW Online – rozwiązanie chmurowe klasy korporacyjnej, które pozwala zarządzać całym środowiskiem drukowania, skanowania i archiwizacji w jednej konsoli. Platforma ta nie tylko obsługuje skanowanie do chmury, ale także pełni rolę zapory bezpieczeństwa i strażnika zgodności operacyjnej. Dzięki niej administrator może wprowadzić zasady, które określają, kto może skanować, dokąd mogą trafiać dane oraz jakie formaty plików są dozwolone w organizacji.
uniFLOW Online pozwala również na wdrożenie polityk bezpieczeństwa opartych na tożsamości. Użytkownicy mogą logować się do urządzeń Canon za pomocą kart RFID, kodów PIN, logowania Azure AD lub uwierzytelniania dwuskładnikowego. Dzięki temu system rejestruje każde działanie – od skanu, przez przesył, aż po archiwizację – a dane są przypisane do konkretnej osoby, co wzmacnia odpowiedzialność i eliminuje ryzyko anonimowych operacji.
Kolejną kluczową funkcją uniFLOW jest możliwość wstępnej obróbki skanów w chmurze. Platforma może rozpoznać typ dokumentu, wyodrębnić dane takie jak numer faktury, PESEL, NIP czy datę podpisania, a następnie przesłać je do ERP lub systemu DMS. Takie podejście znacząco przyspiesza proces obiegu dokumentów i minimalizuje udział człowieka w rutynowych zadaniach.
Wdrożenie uniFLOW Online daje firmie nie tylko pełną kontrolę, ale również elastyczność. Całość działa w modelu SaaS, więc nie wymaga lokalnych serwerów, a skalowalność pozwala dostosować system zarówno do małych biur, jak i rozproszonych korporacji o wielu oddziałach.
Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami – fundament cyfrowej pracy
Canon kładzie szczególny nacisk na kwestie bezpieczeństwa. Wszystkie operacje skanowania, przesyłania i archiwizacji odbywają się z zastosowaniem najnowszych protokołów szyfrowania – zarówno po stronie urządzenia, jak i chmury. Dane przesyłane są przez kanały HTTPS z użyciem TLS 1.3, a opcjonalnie mogą być też podpisywane cyfrowo, co zapewnia integralność pliku i możliwość weryfikacji autentyczności.
Drukarki Canon wspierają również funkcję automatycznego usuwania tymczasowych plików po zakończonej operacji oraz mechanizmy „Data Loss Prevention”, które blokują nieautoryzowany eksport danych. Każde urządzenie może zostać zintegrowane z firmowym SIEM, umożliwiając analizę logów w czasie rzeczywistym i szybką reakcję na potencjalne incydenty bezpieczeństwa.
Canon regularnie aktualizuje firmware swoich urządzeń, zapewniając łatki bezpieczeństwa oraz zgodność z bieżącymi wymogami prawnymi, takimi jak RODO, ISO/IEC 27001 czy amerykański HIPAA. Dzięki temu klienci mogą mieć pewność, że środowisko przetwarzania dokumentów jest odporne na zagrożenia i zgodne z międzynarodowymi standardami.
Zastosowanie zaawansowanych funkcji skanowania do chmury i archiwizacji nie jest już wyłącznie domeną wielkich korporacji. Canon udostępnia te rozwiązania również mniejszym firmom, czyniąc profesjonalną cyfryzację dostępną, bezpieczną i łatwą we wdrożeniu.
