Skaner biurowy to jedno z bardziej ważnych urządzeń, które powinno być na wyposażeniu praktycznie każdego biura. Dzięki niemu można szybko przetworzyć dokumenty w wersji papierowej na pliki odczytywane przez komputer czy telefon. Dokument można również od razu zeskanować, aby uzyskać niezbędne kopie. Obecnie dostępne są także programy za pomocą których można zeskanować dokumenty, a następnie przetworzyć je nie tylko na obrazy, ale także na tekst i wprowadzić do nich niezbędne poprawki z poziomu pliku. Jak widać skaner biurowy to bardzo potrzebne urządzenie, które znacząco ułatwia pracę z dokumentami. Wyposażając biuro warto od razu przemyśleć kupno skanera, który będzie nie tylko efektywny, ale także prosty w obsłudze i na tyle kompaktowy, by zmieścił się nawet w niewielkim biurze. A na jakie parametry urządzenia warto zwrócić uwagę aby wybrać jak najlepszy skaner do biura?
Rodzaje skanerów biurowych
Po pierwsze warto zdecydować, czy poszukiwany do biura skaner biurowy ma być szczelinowy czy płaski. Drugi z nich jest najczęściej spotykanym typem skanera w domach i biurach, co nie znaczy, że jest najlepszym wyborem. W skanerze płaskim, należy otworzyć pokrywę, umieścić na płasko dokument, który następnie może zostać zeskanowany. Skaner szczelinowy z kolei działa bardziej jak drukarka. Dokument umieszcza się podobnie jak w podajniku na papier czyli pionowo i w miarę skanowania dokumentu przechodzi on do dołu drukarki. Oba rodzaje skanera mają zarówno swoje wady jak i zalety.
W pierwszym typie skanera – płaskim, często zdarza się, że zeskanowane dokumenty pozostają w środku, co może prowadzić do ujawnienia tajnych danych czy zagubienia się dokumentów, z kolei w szczelinowym wymagana jest bardziej uważna obsługa, bo po skanowaniu dokument znajduje się na dole podajnika. Zdecydowanie lepiej w biurze sprawdzi się jednak skaner biurowy szczelinowy, bo wystarczy włożyć do niego wszystkie dokumenty, które chce się zeskanować i skaner wykona całą tę pracę bez konieczności wyjmowania i wkładania poszczególnych stron. Obecnie najnowsze modele digitalizują dokumenty z obu stron, co lepiej wygląda i jest bardziej ekonomiczne. Dostępne są także skanery mobilne, osobiste, dla grup roboczych i produkcyjne.
- Skanery mobilne – jak sama nazwa wskazuje są to niewielkie urządzenia, które można zabrać ze sobą. Przydają się szczególnie podczas spotkań czy wyjazdów służbowych, kiedy niezbędne jest zeskanowanie dokumentów od razu na miejscu.
- Skanery osobiste – tego rodzaju skanery są zwykle podłączone do jednego komputera i służą jednej osobie. Nie jest to zbyt wygodne rozwiązanie zwłaszcza dla biur.
- Skanery dla grup roboczych – to skanery, które do komunikacji z urządzeniami wykorzystują systemy bezprzewodowe i mogą obsługiwać różne urządzenia. To dobre rozwiązanie dla niewielkich firm.
- Skanery produkcyjne – to skanery wprost stworzone do dużych firm. Są najbardziej efektywne ze wszystkich, bo mogą szybko przetwarzać bardzo duże ilości dokumentów.
Skaner biurowy – na jakie elementy jeszcze warto zwrócić uwagę?
Bardzo ważnym elementem są także dodatkowe opcje jakie oferuje skaner, a także rodzaj wykorzystanego oprogramowania. Ważne jest obsługiwanie przez skaner biurowy jak największej ilości nośników i formatów, aby móc skanować wszystkie rodzaje dokumentów. Należy jednak dobierać urządzenie w zależności od potrzeb i zaawansowania pracy ze skanowanymi dokumentami w konkretnym biurze. Istotna jest również wersja i możliwości oprogramowania, jakie są dostępne w przypadku danego urządzenia jak np. skanowanie za pomocą jednego przycisku, utworzenie profili skanowania, szybki wybór podstawowych parametrów, skanowanie dwustronne, nazywanie zeskanowanych plików itp. Ważne, aby oprogramowanie było jak najbardziej intuicyjne i pozwalało na szybki wybór najważniejszych opcji. Warto kupić jak najbardziej uniwersalny skaner, który dopasuje się do pracy w biurze z pozostałymi urządzeniami i będzie prosty w początkowej konfiguracji.
