UniFlow

Co to jest UniFlow?

UniFlow to platforma wpierająca zarządzanie wydrukiem, która podnosi  bezpieczeństwo wydruku, obniża jego koszty i skraca czas. Umożliwia łatwe raportowanie i zarządzanie wykonanymi drukami oraz określanie jasnych zasad i reguł pracy na urządzeniach.

Obejmuje obszary:

zarządzania wydrukiem 
Dotyczy to między innymi zwalniania wydruków na samym urządzeniu, zliczania liczby kopii, generowania raportów czy przypisywania danych wydruków do odrębnych centrów kosztowych.

zarządzania skanowanymi dokumentami
Umożliwia dowolne operowanie zeskanowanymi dokumentami: przesłanie ich bezpośrednio na maila czy udostępnienie w chmurze a także wybór formatu, w jakim dokument ma zostać zapisany ( np. pdf, word czy excel).

drukowania z urządzeń mobilnych
Podłączenie do Uniflow umożliwia między innymi drukowanie z urządzeń mobilnych nawet będąc poza biurem.

zarządzania flotą wielu urządzeń
Uniflow umożliwia komunikację wielu urządzeń w ramach jednej domeny. Traktujemy wszystkie maszyny jako jeden wspólny system. Pozwala też na koordynację pracy wielu użytkowników między innymi poprzez możliwość nadawania im uprawnień do wybranych funkcji urządzeń czy zwalniania wydruku na dowolnym urządzeniu w całej flocie.

Dla kogo i do jakich urządzeń

UniFLow ze względu na szeroką gamę funkcjonalności znajdzie swoje zastosowanie u różnych odbiorców. Jest narzędziem przydatnym wszędzie tam, gdzie na urządzeniu lub urządzeniach pracuje przynajmniej kilu użytkowników.
UniFlow można zainstalować na wszystkich urządzeniach Canon. Przy mniejszych urządzeniach ( np. niektóre drukarki z serii MF) nie wszystkie funkcjonalności UniFlow są dostępne ze względu na specyfikę urządzeń, jednak dla wszystkich – nawet małych drukarek wpiętych do systemu możliwe jest raportowanie wydruków.
UniFlow jest oprogramowaniem stworzonym przez firmę NT-ware należącą do firmy Canon – jest więc w pełni kompatybilne z urządzeniami zapewniając tym samym pełną sprawność pracy całego systemu i brak zakłóceń, które mogą pojawiać się w przypadku korzystania z oprogramowań firm zewnętrznych.

Jak działa?
UniFlow jest systemem instalowanym jako dodatek do urządzeń . Działa w oparciu o lokalny serwer  firmy. Oznacza to, że łączność urządzeń w danej domenie odbywa się poprzez lokalny serwer, do którego wpięte są wszystkie urządzenia drukujące oraz komputery.

Jakie ma funkcjonalności

Nadawanie dostępu użytkownikom
Przy drukarkach czy kserokopiarkach, z których korzysta wielu pracowników UniFlow proponuje kilka sposobów uwierzytelniania użytkownika przy urządzeniu.

• Logowanie kartą ( można zaadaptować w tym celu już wykorzystywane karty, np. do drzwi)
• Nazwa użytkownika/hasło
• Kod PIN
• Kod zadania
• Logowanie anonimowe (tylko do skanowania)

Korzyści:

• gwarancja, że z urządzenia nie skorzysta żadna niepowołana osoba
• szybkie logowanie się na urządzeniu
• żadne działanie na urządzeniu nie jest anonimowe

Wydruk podążający
Gdy dana osoba chce wydrukować jakiś dokument, wypuszcza wydruk w swoim komputerze  skąd trafia on do lokalnego serwera do którego podłączone są wszystkie urządzenia drukujące w danej domenie. Dokument bezpiecznie tam czeka. Użytkownik podchodzi wówczas do najbliższego urządzenia i loguje się na nim. Drukarka bądź kserokopiarka pobiera plik danego użytkownika, tak aby był dostępny na urządzeniu.  Użytkownik może wtedy zwolnić  swój wydruk. Może też go podejrzeć i anulować. Jeśli użytkownik wyśle na urządzenie wydruk, który nie zostanie następnie zrealizowany – taki plik zostaje automatycznie usunięty z kolejki wydruku po określonym czasie.  Nie musimy obawiać się, że nasza kolejka została zaśmiecona. Jeśli nie chcemy wydrukować naszego dokumentu – sam się usunie.

Korzyści:

• możliwość usunięcia błędnego dokumentu przed jego wydrukowaniem
• ułatwiona organizacja wydruku dla wielu użytkowników – system ten pozwala w bezpieczny sposób użytkować urządzenia przez wiele osób
• duże bezpieczeństwo dokumentów – nasze dokumenty drukują się dopiero, gdy podejdziemy do urządzenia. Nie musimy obawiać się o to, że po zaakceptowaniu wydruku w komputerze nasze dokumenty się wydrukują i zanim podejdziemy do maszyny ktoś inny będzie miał do nich dostęp.
• oszczędność materiałów – dzięki możliwości podejrzenia dokumentu po podejściu do urządzenia możemy anulować zbędne wydruki

Śledzenie kosztów i rozliczanie centrów kosztowych
UniFlow umożliwia tworzenie centrów kosztowych, do których użytkownik może przypisać wykonane wydruki, co pozwala na raportowanie i rozliczanie kosztów dla poszczególnych centrów kosztowych. Propozycje zastosowania? Rozwiązanie świetnie się sprawdza, gdy dana firma w cenę obsługi swojego klienta wpisuje także koszty związane z wykonanymi wydrukami. Pracownik podchodząc do urządzenia zaznacza wówczas, dla którego klienta wykonane będą wydruki. Dzięki czemu na koniec pracy nad danym projektem system generuje raport ilości wykonanych pod dany projekt wydruków i pozwala to na łatwe określenie poniesionych  kosztów.
Innym wykorzystaniem tej funkcjonalności jest podział kosztów wydruku dla poszczególnych działów w firmie. Pracownicy księgowości wpisują koszty wydruków dla swojego działu, a pracownicy działu IT do swojego.  Możliwe jest też nadanie budżetów dla danego projektu, po których przekroczeniu blokowana jest możliwość dalszego drukowania aż do momentu doładowania konta.

Korzyści:

• łatwe zarządzanie ilością i kosztami wydruków dla konkretnych grup
• możliwość dzielenia kosztów za wydruki pomiędzy oddziały firmy czy grupy projektowe
• szybki i łatwy dostęp do raportów i śledzenia kosztów wydruków
• łatwe narzędzie do przedstawiania poniesionych kosztów klientowi

Generowanie raportów

Uniflow umożliwia łatwą kontrolę nad wydrukami i kosztami. Pozwala na generowanie przejrzystych graficznie raportów wykorzystania poszczególnych urządzeń we flocie, wydruków przypisanych do danych grup projektowych czy analizę aktywności poszczególnych użytkowników.

Korzyści:

• łatwe i graficznie atrakcyjne narzędzie do stałego monitorowania kosztów wydruków
• pomocne przy poszukiwaniu optymalizacji

Nadawanie użytkownikom uprawnień
To funkcjonalność, która pozwala na przypisywanie poszczególnym użytkownikom uprawnień do  wykorzystywania danych funkcji. Część pracowników może mieć dostęp do wszystkich funkcjonalności urządzenia, inni mogą mieć dostęp jedynie do wydruków czarnobiałych a inne osoby mogą mieć zablokowaną możliwość skanowania. Możliwe jest też obligatoryjne narzucenie użytkownikom wydruku dwustronnego, co również przyczyni się do oszczędności czy nadanie użytkownikom budżetów – jeśli dany budżet zostanie przekroczony, blokowana jest możliwość dalszego drukowania aż do ponownego naładowania konta.

Korzyści:

• zwiększenie bezpieczeństwa poprzez np. ograniczenie możliwości skanowania dokumentów tylko dla wybranych użytkowników
• oszczędność: dzięki udostępnieniu użytkownikom jedynie wydruku czarno-białego ograniczamy koszty związane z wydrukiem kolorowym

Wydruk tajny
Uniflow umożliwia odczytywanie ze skanowanych dokumentów pewnych ustalonych haseł. Takim hasłem może być np. znak wodny “Poufne”. W sytuacji gdy podjęta zostaje próba zeskanowania takiego dokumentu przez osobę do niego nie uprawnioną – próba ta zostaje zablokowana, a przełożony otrzymuje raport z takiego zdarzenia.
Zapewnia to bardzo duże bezpieczeństwo dokumentów.

Korzyści:

• zapewnienie dużego bezpieczeństwa dokumentów
• rozwiązanie idealne dla służb wojskowych czy innych organów państwowych

Inteligentne reguły drukowania
W przypadku pracy w danej domenie kilku urządzeń, możliwe jest ustalenie pewnych odgórnych reguł. Np. przy drukowaniu większych ilości dokumentów wydruki te obligatoryjnie mogą być przesyłane na konkretne urządzenie – tańsze i szybsze niż pozostałe.

Korzyści:

• łatwa kontrola nad kosztami wydruku
• odgórne, łatwe i proste wdrażanie oszczędności
• pracownicy nie muszą zastanawiać się gdzie i jak powinien zostać wydrukowany taki dokument a jak inny. Reguły te są odgórnie ustalone i użytkownik nie musi obawiać się popełnienia błędu czy wybrania niewłaściwej opcji
• możliwość odgórnej optymalizacji użytkowania drukarek i kserokopiarek

Spersonalizowane przyciski skanowania
Dzięki UniFlow na pulpicie urządzenia można utworzyć przyciski skanowania. Wówczas chcąc przesłać sobie dany skan na maila klikamy tylko w odpowiednią ikonkę. Kolejny wydruk ma trafić do OneDrive? To kolejny klik i skan trafia tam, gdzie sobie tego życzymy. Każdy z profili jest spersonalizowany więc przyciski do skanowania mogą być inne dla każdego użytkownika – w zależności od indywidualnych potrzeb.

Korzyści

• szybkie i wygodne zarządzanie skanowaniem
• aby wysłać plik we właściwe miejsce potrzebny jest ma tylko jeden klik
• każdy z użytkowników ma własne przyciski w zależności od jego indywidualnych potrzeb

Personalizowany pulpit
Wszyscy użytkownicy po zalogowaniu się na urządzeniu widzą swój indywidualny i spersonalizowany pod własne potrzeby oraz najczęściej używane funkcje pulpit.

Korzyści

• łatwa i intuicyjna obsługa urządzenia: najczęściej używane opcje widzę już na pulpicie
• oszczędność czasu

Inteligentne przetwarzanie zeskanowanych obrazów
UniFlow umożliwia wstępne przetwarzanie zeskanowanych obrazów.  Część z nich zostanie dokładniej opisana w kolejnych punktach. Obejmuje to:

• Wysoka kompresja
• Przetwarzanie formularzy
• Rozpoznawanie kodów kreskowych
• Automatyczne obracanie
• Usuwanie zanieczyszczeń
• Usuwanie: tła, linii, szumów
• Walidacja w oparciu o bazę danych
• Strefowy  OCR 137 języków – urządzenie automatycznie rozpoznaje języki
• Elektroniczny stempel
• Wykrywanie pustych stron
• Format MS Excel
• Metadane
• Format MS Word
• PDF, PDFa, Szyfrowany PDF

Korzyści

• automatyczna poprawa jakości skanowanych dokumentów
• możliwość ich zapisu w edytowalnych formatach ( MS Excel czy Word)
• wygoda umożliwiająca dalsze przetwarzanie dokumentów
• obsługa kodów kreskowych jeszcze na etapie skanowania
• możliwość automatycznego podziału na poszczególne strony wielu dokumentów w jednym stosie
• możliwość zmiany formatów

Weryfikacja poprawności zeskanowanych danych w oparciu o bazę
Po zeskanowaniu dokumentu UniFlow umożliwia weryfikację odczytanych danych z dostępną bazą np. czy dany numer jest poprawnym numerem klienta.

Korzyści

• łatwa i szybka weryfikacja danych w zeskanowanych dokumentach
• weryfikacja błędów w danych na etapie skanowania
• porządkowanie dokumentów

Monitorowanie stanu całej floty drukarek
UniFlow umożliwia monitorowanie stanu całej floty urządzeń np. ich lokalizację, poziomy tonerów czy nośniki.

Korzyści:

• bieżąca kontrola techniczna nad sprzętem

Jakie realne korzyści przynosi UniFLow ?

• Wygodne zarządzanie wieloma użytkownikami i wieloma urządzeniami
• Duże bezpieczeństwo dokumentów
• Optymalizacje i obniżenie kosztów wydruku
• Ograniczenie zbędnych wydruków
• Łatwe monitorowanie kosztów
• Dostęp do czytelnych raportów
• Możliwość przypisywania kosztów wydruku różnym grupom projektowym
• Wiele możliwości i optymalizacji skanowania
• Możliwość pracy na systemach mobilnych
• Redukcja kosztów IT dzięki sprawnie działającemu systemowi

Pobierz prezentację:
Prezentacja o Uniflow

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Zapraszamy do kontaktu!